卓佳的 SPOT 融會線上會議平台

改善企業管治及股東參與度

圖片來源：卓佳

公司簡介

卓佳是亞洲領先的業務拓展專家，以其全球視野和當地見解的專業知識，為上市和非上市公司提供多元服務，包括 發行新股IPO 服務、股份登記、公司秘書處、會計及稅務、人力資源及薪酬安排、企業信託和債務服務、基金管理及業務戰略諮詢。

卓佳總部設於香港，全球 47 個辦事處橫跨 21 個國家，為超過 50,000 位客戶提供服務。憑藉多年的行業專業知識、專才和嶄新技術，卓佳成為企業客戶的能力建構者，在業務增長的每個階段提供協助，包括由註冊到發行新股IPO及其後增長。

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社會議題

近年來，由於嚴重颱風、社會動盪以及目前的新冠肺炎疫情影響，人們無法進入辦公室，團體聚會亦受限制，種種因素都影響到股東在香港的年度股東大會上的參與度。有鑑於此，許多企業一直在為應急計劃尋找替代安排，而利用科技讓投資者能夠在線上參與的混合式或虛擬會議已成為有效的解決方案。

由於涉及昂貴的場地租金和出行費用，傳統的年度股東大會往往過於昂貴。此外，企業需要處理參會人數的不確定性以及無法預計的限制，例如房間容量限制股東實際出席。因此，在年度股東大會或臨時股東大會上通過重要決議時，一些股東的投票權可能會被剝奪。

為了解決這個問題，卓佳開發了一個名為「SPOT融會」的電子會議平台。 SPOT 將混合式或虛擬會議的概念引入香港，將電子投票、電子代理、在線出席、直播功能和實時問答與卓佳的投票系統無縫連接。透過為股東提供參加年度股東大會方法的選擇，無論親身或虛擬，SPOT 都能通過實時協作提高出席率，並同時提高透明度和安全性。

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商業機會

利用卓佳的嶄新混合式會議平台進行年度股東大會有幾個優勢：首先（亦是最重要的一點），SPOT 消除了既有的物理障礙，讓世界各地的股東能夠在不影響會議完整性或質量的大前提下參與年度股東大會，從而增強股東的投入度。居於海外的投資者亦可足不出戶，方便地參加股東大會。通過將在線格式和電子公司通訊納入傳統的公司年度股東大會模型，企業不再需要以實物紙張來處理代理表格和投票文件，而股東亦可以在網上註冊，透過實時投票和現場問答參與大會。

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第二，隨著投票代理表格和註冊過程趨向電子化，混合式平台大大減少了管理成本、紙張浪費、以及人為錯誤。數碼化的年度股東大會有可能幫助公司實現其 ESG 目標。事實上，據估計，每 1% 的企業將股東大會從實體轉向數碼化，平均每年可以節省 540 噸紙張。

第三，進行虛擬會議可以提高透明度和安全性。實際上，虛擬平台讓所有股東（甚至是較小的股東）都能夠參與年度股東大會。透過讓股東們如實地在年度股東大會上作出關鍵決策，能改善企業的整體管治。

再者，混合式會議確保年度股東大會可以遙距進行，即使在嚴重事故（例如極端天氣）的情況下，亦能將排除任何不確定性，讓投資者可以不受影響地為重要決議進行投票。 SPOT 同時能迎合當前的社會經濟氣候，遵從在香港和其他地方正普遍實行的社交距離措施。

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共享價值策略

利用先進科技，SPOT 提供了一個統一的會議平台，結合親身出席和虛擬參與，最終透過提高股東參與度、降低管理成本和減少浪費來創造共享價值。

SPOT 充分利用實體和虛擬形式，為股東創造了一種更有效的方式來參加會議，並使董事會成員能更好地管理溝通和股東的參與。例如，經網上註冊卓佳的電子會議平台後，股東可以利用安全的個人二維碼參加年度股東大會，並於多個裝置上進行實時投票。

會議主席擁有自己的網頁窗口，能管理和查看與會者的發問。此外，服務的數碼本質能免除任何潛在的人為錯誤，並提高投票、審計和報告的準確性。投票結果亦能即時公佈，而不需延遲到股東大會的翌日。

圖片來源：Broadridge, Quinlan & Associates 分析

卓佳將 SPOT 和混合式會議視為未來常態。隨著香港發展成為更高度地結合科技的「智能」城市，SPOT 等數碼平台會有助於提高金融市場的易用性和效率。

如上圖所示，年度股東大會的費用主要包括場地、設置、以及董事長和各總監的出行費用和住宿開支。借助 SPOT 平台，許多投資者都選擇透過網上參加大會，令上市發行人可以減少實際地點的住宿要求。電子會議還免除了員工手動計票的需要，從而節省寶貴的資源。根據卓佳的數據記錄，SPOT 為大型企業顯著地減省 30-60% 的成本 。如果年度股東大會以完全虛擬模式舉辦，所節約的成本數字可以進一步增加至 85% 。

SPOT 還為企業帶來顯著的透明度和安全優勢。作為綜合服務供應商，卓佳降低了多層服務供應商之間的數據共享風險。 “ProxyConnect” 是獨特的電子代理解決方案，讓股東能夠安全地處理代理委派，並授權代理人代表他們投票。

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處理傳統的紙張委託書是一個乏味的工序，亦是行政的負擔。紙張表格需要股東手動填寫，再通過郵寄方式寄到發行人或代理人手中，這個方式不但不是完全可靠，更可能會導致延誤。 ProxyConnect 能提高這個過程的效率。股東和投資者可以因應自己的行程，在網上提交他們的代理指令。此外，ProxyConnect 讓拆票變得可能，而在這之前是無法做到的。成功提交後，ProxyConnect 將向股東發出代理委派或投票確認收據，安全記錄股東的投票歷史。

對比如Lumi等的其他混合式/虛擬平台，在新冠肺炎疫情的推動下，SPOT 混合式電子會議平台的不同之處，在於他們通過點對點解決方案，提供的服務包括管理會議通訊和文件、定制年度股東大會設置、處理股東查詢、根據股東名冊更新有權投票的股份、以及根據每家公司的上市規則和公開資料擔任上市公司股東周年大會的監票員。

圖片來源：Broadridge, Quinlan & Associates 分析

展望未來

自 SPOT 於 2020 年 5 月推出以來，股東紛紛表示 SPOT 產生了積極影響，而平台在持分者和客戶之間亦逐漸受到關注。卓佳的一項調查強調，股東樂見以虛擬方式參加會議的選擇，並發現這個方式在他們身處海外、新冠疫情或颱風等緊急情況下特別有用。

卓佳在 2020 年為上市公司舉辦了約 60 場混合式及現場電子會議。 在推出的第一年，引入速度低於預期，這是因為許多公司在採用 SPOT 前，需要在下一次年度股東大會上事先更新並批准其公司章程，決定公司是否可以採用混合式會議。在 2021 年 5 月撰寫本文時，至少有 175 家公司已經簽約，預計到年底還會有更多公司加入。

卓佳的目標是在未來數年內接觸所有上市公司，希望香港有一半的上市公司採用他們的電子會議平台。這目標的主要挑戰在於持續地難以確定不同公司舉行年度股東大會/臨時股東大會的合法性。為了澄清這一疑慮，卓佳目前正與香港交易所合作試行系統示範，從而吸收意見，並獲香港中央結算有限公司成為這一數碼化旅程的最大股東。

卓佳將 SPOT 和混合式會議視為未來常態。隨著香港發展成為更高度地結合科技的「智能」城市，SPOT 等數碼平台會有助於提高金融市場的易用性和效率。此外，產品本身的可發展性為卓佳帶來進一步創新應用的潛在機會，例如可以用在新聞發佈會上。隨著即將到來的科技（如 5G 科技能將數據延誤從 15-30 秒減少到幾秒），卓佳希望客戶將意識到混合式電子會議可以為業務帶來的好處， 而 SPOT 的使用率亦將大幅提升。