卓佳的 SPOT 融会线上会议平台

改善企业管治及股东参与度

Tricor Spot

图片来源:卓佳 

公司简介 

卓佳是亚洲领先的业务拓展专家,以全球视野和当地见解的专业知识,为上市和非上市公司提供多元服务,包括發行新股 IPO 服务、股份登记、公司秘书处、会计及税务、人力资源及薪金安排、企业信託和债务服务、基金管理及业务战略谘询。  

卓佳总部位于香港,全球四十七个办事处跨越二十一个国家,为超过五万位客户提供服务。凭着多年的行业专业知识、专才和崭新技术,卓佳为企业客户建构能力,协助业务增长的每个阶段,包括由註册到發行新股IPO和紧随的增长。 

Tricor shareholder meeting.

图片来源:卓佳 

社会议题 

近年来,由于严重颱风,社会动盪以及目前的新冠肺炎疫情影响,公众无法进入办公室,团体聚会亦受限制,种种因素都影响到股东在香港的年度股东大会上的参与度。鑑于这一点,很多企业一直在为应急计划寻找替代安排,而利用科技让投资人能够在线上参与的混合或虚拟会议已成为有效的解决方案。   

​​由于牵涉昂贵的场租和出行费用,传统的年度股东大会往往过于昂贵。另外,企业需要处理参会人数的不确定性以及无法预计的限制,例如房间容量限制股东实际出席。所以,在年度股东大会或临时股东大会上通过重要决议时,一些股东的投票权可能会被剥夺。  

为了解决这个问题,卓佳开发了一个名为「SPOT融会」的电子会议平台。 SPOT 将混合或虚拟会议的概念引入香港,将电子投票,电子代理,在线出席,直播功能和实时问答与卓佳的投票系统无缝接口。透过为股东提供参加年度股东大会方法的选择,无论是面对面还是虚拟,SPOT 都能通过实时协作提高出席率,并同时提高透明度和安全性。 

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图片来源:卓佳 

商业机会

利用卓佳的崭新混合会议平台进行年度股东大会有几个优势:首先(最重要的一点),SPOT 消除了既有的物理障碍,让世界各地的股东能在不影响会议完整性或质量的大前提下参与年度股东大会,从而增强股东的投入度。居于海外的投资人亦可足不出户,方便地参加股东大会。通过将在线格式和电子公司通讯纳入传统的公司年度股东大会模型,企业不再需要以实物纸张来处理代理表格和投票文件,而股东亦可以在网上註册,透过实时投票和现场问答参与大会。

Tricor E-Meeting SPOT

图片来源:卓佳 

第二,随着投票代理表格和註册过程趋向电子化,混合平台大大减少了管理成本,纸张浪费,以及人为错误。数位化的年度股东大会有可能帮助公司实现其 ESG (环境,社会与管治)目标。事实上,据估计,每 1% 的企业将股东大会从实体转为数位化,平均每年可以节省五百四十吨纸张。  

第三,进行虚拟会议可以提高透明度和安全性。实际上,虚拟平台让所有股东(什至是较小的股东)都能够参与年度股东大会。透过让股东们如实地在年度股东大会上作出关键决策,能改善企业的整体管治。  

另外,混合会议确保年度股东大会可以遥距进行,即使在严重事故(例如极端天气)的情况下,都能将排除任何不确定性,让投资人可以不受影响地为重要决议进行投票。 SPOT 同时能迎合当前的社会经济气候,遵从在香港和其他地方正普遍实行的社交距离措施。 

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图片来源:卓佳 

共享价值策略 

利用先进科技,SPOT 提供了一个统一的会议平台,结合亲身出席和虚拟参与,最终透过提高股东参与度,降低管理成本和减少浪费来创造共享价值。 

SPOT 充分利用实体和虚拟形式,为股东创造了一种更有效的方式来参加会议,并使董事会成员能更好地管理沟通和股东的参与。例如,经网上註册卓佳的电子会议平台后,股东可以利用安全的个人二维码参加年度股东大会,并于多个装置上进行实时投票。  

会议主席拥有自己的网页窗口,能管理和查看与会人的发问。另外,服务的数位本质能免除任何潜在的人为错误,并提高投票,审计和报告的準确性。投票结果亦能即时公佈,而不需延迟到股东大会的第二日。 

Tricor Spot Graphs

图片来源:Broadridge, Quinlan & Associates 分析 

卓佳将 SPOT 和混合会议视为未来常态。随着香港发展成为更高度地结合科技的「智能」城市,SPOT 等数位平台会有助于提高金融市场的易用性和效率。 

如上图所示,年度股东大会的费用主要包括场地,设置,以及董事长和各总监的出行费用和住宿开支。借助 SPOT 平台,许多投资人都选择透过网上参加大会,令上市发行人可以减少实际地点的住宿要求。电子会议还免除了员工人手点票的需要,从而节省宝贵的资源。根据卓佳的数据记录,SPOT 为大型企业显著地减省 30-60% 的成本。如果年度股东大会以完全虚拟模式举办,所节约的成本数字可以进一步增加至 85% 。   

SPOT 还为企业带来显著的透明度和安全优势。作为综合服务供应商,卓佳降低了多层服务供应商之间的数据共享风险。 “ProxyConnect” 是独特的电子代理解决方案,让股东能够安全地处理代理委派,并授权代理人代表他们投票。

SPOT

图片来源:卓佳 

处理传统的纸张委託书是一个乏味的工序,亦是行政的负担。纸张表格需要股东手动填写,再通过邮寄方式寄到发行人或代理人手中,这个方式不但不是完全可靠,更可能会导致延误。 ProxyConnect 能提高这个过程的效率。股东和投资人可以因应自己的行程,在网上提交他们的代理指令。另外,ProxyConnect 让拆票变得可能,而在这之前是无法做到的。成功提交后,ProxyConnect 将向股东发出代理委派或投票确认收据,安全记录股东的投票历史。  

对比如Lumi等的其他混合/虚拟平台,在新冠肺炎疫情的推动下,SPOT 混合电子会议平台的不同之处,在于他们通过点对点解决方案,提供的服务包括管理会议通讯和文件,定制年度股东大会设置,处理股东查询,根据股东名册更新有权投票的股份,以及根据每家公司的上市规则和公开资料担任上市公司股东周年大会的监票员。 

AGM costs in HK

圖片來源:Broadridge, Quinlan & Associates 分析

 

展望未来

自 SPOT 于 2020 年 5 月推出以来,股东纷纷表示 SPOT 产生了积极影响,而平台在权益人和客户之间亦逐渐受到关注。卓佳的一项调查强调,股东乐见以虚拟方式参加会议的选择,并发现这个方式在他们身处海外、新冠疫情或颱风等紧急情况下特别有用。  

卓佳在 2020 年为上市公司举办了约 60 场混合及现场电子会议。 在推出的第一年,引入速度低于预期,这是因为许多公司在采用 SPOT 前,需要在下一次年度股东大会上事先更新并批准公司章程,决定公司是否可以采用混合会议。在 2021 年 5 月撰写本文时,至少有 175 家公司已经签约,预计到年底还会有更多公司加入。  

卓佳的目标是在未来数年内接触所有上市公司,希望香港有一半的上市公司采用他们的电子会议平台。这目标的主要挑战在于持续地难以确定不同公司举行年度股东大会/临时股东大会的合法性。为了澄清这一疑虑,卓佳目前正与香港交易所合作试行系统示範,从而吸收意见,并获香港中央结算有限公司成为这一数位化旅程的最大股东。  

卓佳将 SPOT 和混合会议视为未来常态。随着香港发展成为更高度地结合科技的「智能」城市,SPOT 等数位平台会有助于提高金融市场的易用性和效率。另外,产品本身的可发展性为卓佳带来进一步创新应用的潜在机会,例如可以用在新闻发佈会上。随着即将到来的科技(如 5G 科技能将数据延误从 15-30 秒减少到几秒),卓佳希望客户将意识到混合电子会议可以为业务带来的好处, 而 SPOT 的使用率亦将大幅度提升。 

Environmental, Societal and Governance (ESG) Benefits Business Benefits
Reduced Paper Waste – Approximately 540 tonnes of paper waste averted from switching to digital AGMs Increased Shareholder Engagement – Greater engagement from shareholders keeps investors happy and able to vote on important resolutions relevant to the company’s future
Greater Accessibility and Stakeholder Participation – Choice of participating remotely has enabled increased numbers of shareholder attendance at AGMs Administrative Cost Savings – Utilising the Hybrid meeting solution saves approximately 30-60% of costs associated with hosting a physical AGM for shareholders
Aligned with Health and Social Distancing Measures – SPOT accounts for the pressures of the pandemic, including social distancing and inability to travel to provide an alternative means of meeting shareholder needs  Alternative Revenue Stream – SPOT’s hybrid meetings solution generates added revenue on top of Tricor’s core business services
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